UAB „RM Tools“ – įmonė, užsiimanti profesionalių įrankių ir techninių sprendimų tiekimu pramonės įmonėms – priėmė svarbų sprendimą: perėjo nuo ankstesnio Odoo partnerio Lietuvoje prie devtouch!, UAB komandos. Ši perėjimas žymėjo esminį lūžį jų verslo procesų efektyvume, sistemų patikimumo lygyje ir bendrame darbuotojų pasitenkinime. Mūsų tikslas buvo ne tik atnaujinti ir optimizuoti sistemą, bet ir sukurti stabiliai veikiančią, pilnai pritaikytą ERP aplinką, atliepiančią realius kliento poreikius.
Greita ir efektyvi migracija per mažiau nei mėnesį
Migracijos projektas startavo su aiškiu tikslu – perkelti sistemą iš Odoo v17 į v18 versiją. Darbai buvo atlikti per rekordiškai trumpą laiką – mažiau nei per mėnesį. Tai tapo įmanoma dėl mūsų patirties, gerai sustyguotos migracijos metodikos ir glaudaus bendradarbiavimo su kliento komanda.
Migracijos metu atliktas pilnas modulių auditas, išgryninti ir išvalyti duomenys, bei neteisingai sudiegtas Python kodas, užtikrintas jų vientisumas naujoje sistemoje. Didelis dėmesys skirtas verslo kritiniams duomenims – tiek apskaitos, tiek darbuotojų, produktų, klientų istorijoms.
Buhalterinės sistemos transformacija
Iki migracijos RM Tools naudojo kito partnerio sudiegtą buhalterinės apskaitos sistemą, kuri buvo integruota Odoo, tačiau veikė nestabiliai – dažni incidentai, netikslumai, lėtas veikimas trukdė kasdieniam darbui. Mūsų komanda pilnai perkonfigūravo apskaitos modulį, sujungė jį su devtouch buhalterinės apskaitos moduliu, kuri atitinka Lietuvos VMI ir ES standartus bei atjungė neefektyvų Apskaitos modulį, kuri stabdė sistemą ir veikė netiksliai.
Pereita prie modulių, kurie išlaiko duomenų tikslumą, padeda buhalteriams greičiau atlikti užduotis bei sumažina žmogiškų klaidų tikimybę. Apskaitos veikla tapo ne tik stabilesnė, bet ir labiau automatizuota – ženkliai sumažėjo rankinio darbo poreikis.
i.SAF, i.VAZ, GPAIS ir Intrastat – viskas veikia stabiliai
Kartu su pagrindine apskaita RM Tools iškart pasirinko naudoti mūsų diegiamus papildomus modulius, kurie skirti deklaracijų teikimui. Buvo įdiegti ir konfigūruoti šie moduliai:
- i.SAF ir i.VAZ – užtikrinta sklandi sąskaitų ir važtaraščių perdavimo integracija su VMI. Sistema automatiškai suformuoja deklaracijas be papildomo darbuotojų įsikišimo, taip mažindama klaidų riziką.
- GPAIS – įdiegtas ir pritaikytas pakuočių apskaitos modulis, kuris leidžia sklandžiai teikti duomenis apie pakuočių naudojimą Lietuvoje.
- Intrastat – modulis, leidžiantis pateikti prekių judėjimo tarp ES šalių ataskaitas be papildomo darbo rankiniu būdu.
Šie moduliai ženkliai sumažino RM Tools administracinę naštą, susijusią su privalomais VMI procesais.
Darbo užmokesčio apskaitos optimizavimas
Iki šiol RM Tools darbo užmokesčio apskaita buvo vykdoma naudojant kitą DU skaičiavimo metodiką, nepritaikytą prie jų vidaus poreikių. Pereinant prie devtouch darbo užmokesčio apskaitos sprendimo Odoo sistemoje, darbuotojų grafikai, atostogos, ligos, komandiruotės ir DU skaičiavimas tapo vientiso proceso dalimi, integruotu tiesiai į Odoo sistemoje ir pilnai pritaikytas LR darbo užmokeščio skaičiavimui.
Nauja sistema leidžia:
- Automatizuotai skaičiuoti DU ir sodros mokesčius
- Valdyti darbo grafikus
- Pateikti savitarnos atostogų prašymus
- Generuoti DU žiniaraščius ir eksportuoti juos į bankų sistemą
Tai ženkliai sumažino žmogiškųjų išteklių skyriaus darbo apimtis ir klaidų riziką.
Kasos aparatų valdymas ir i.EKA
Migracijos metu taip pat buvo visiškai pakeista kasos aparatų apskaita ir įdiegta devtouch sukurta i.EKA sistema. Anksčiau RM Tools nuolat susidurdavo su problemomis – kasos sistemos strigdavo, neatlikdavo tinkamos fiskalizacijos, kildavo incidentai.
Po pilno perėjimo prie devtouch kasos aparatų modulio rezultatai kalba patys už save – per pirmą mėnesį nuo paleidimo nenustatyta nė vieno incidento, susijusio su kasos įrenginiais. Sprendimas veikia stabiliai, duomenys siunčiami į VMI automatiškai, be jokių papildomų veiksmų iš operatorių pusės.
Dokumentų valdymas ir personalo savitarnos skaitmenizavimas
Iki migracijos RM Tools darbuotojai naudojo popierines formas komandiruotėms, atostogų prašymams ir kitai personalo dokumentacijai. Visa tai buvo pildoma rankiniu būdu ir kėlė daug administracinių iššūkių.
Dabar:
- Atostogų prašymai ir komandiruočių išlaidos teikiami elektroniniu būdu per Odoo.
- Vadovai gauna notifikacijas ir patvirtina užklausas vienu paspaudimu.
- Dokumentacija saugoma vieningoje sistemoje, greitai pasiekiama ir susieta su darbuotojo kortele.
Šis sprendimas ne tik taupo laiką, bet ir mažina žmogiškų klaidų riziką, leidžia personalo skyriui koncentruotis į svarbesnius uždavinius.
Sistemos greitaveika ir veikimo stabilumas
Po pilno migracijos etapo buvo atlikta sistemos analizė ir optimizavimas. Pagerinti duomenų indeksavimo mechanizmai, atnaujinti serverių ištekliai, supaprastinti fono procesai, optimizuota PostgreSQL duomenų bazė. Visa tai padidino sistemos greitaveiką apie 30–40 %, lyginant su ankstesne platforma.
Darbuotojai iš karto pajuto skirtumą – tiek naršymo, tiek duomenų filtravimo ar ataskaitų generavimo greitis padidėjo, kas prisideda prie greitesnių sprendimų priėmimo.
RM Tools tampa mūsų rekomendacijų partneriu
RM Tools ne tik džiaugiasi sklandžiai veikiančia sistema – jie tapo mūsų aktyviais ambasadoriais rinkoje. Jų rekomendacijos lėmė, kad du nauji klientai jau pasirinko devtouch kaip savo ERP partnerį.
Tai įrodo, kad tvirtas ryšys, skaidrus bendravimas ir kokybiškai atlikti darbai kuria vertę ne tik dabartiniam, bet ir būsimiems klientams.
